Gestão de Projetos no Trello: Uma Ferramenta Poderosa para Jornalistas Digitais

Olá! Seja bem-vindo ao projeto Manual do Jornalista Digital!

Neste artigo irei compartilhar como utilizar o Trello para fazer gestão de projetos de Jornalismo Digital!

Caso você não conheça a ferramenta, acredito realmente que irá se surpreender e passar a utilizá-la, dando uma pegada muito mais profissional à sua organização e tirando ainda mais ideias do papel. Boa leitura! 🙂

Dividi os temas em tópicos e caso você queira pular para algum específico, basta clicar nos respectivos links do índice abaixo.

1. O que é o Trello
2. Como começar a usar
3. Como organizar tarefas e atividades em listas e cards
4. Colaboração em equipe
5. Power-Ups: Integrações e automatizações
6. Acompanhamento e análise
7. Exemplos
8. Dicas para uma melhor gestão de projetos
9. Links Úteis
10. Conclusão

Por que escolhi falar sobre o Trello?

Mas, antes de explicar o que é o Trello, gostaria de compartilhar por que quis falar sobre essa ferramenta.

A capacidade de organizar, monitorar e priorizar tarefas é essencial para cumprir prazos e manter a qualidade do trabalho. Existem diversas ferramentas que têm se destacado nesse campo, como Asana, Notion etc., mas a minha queridinha é o Trello, por isso decidi tê-la como foco deste artigo.

Dito isso, em seguida vou explorar como os jornalistas podem utilizar o Trello para aprimorar a gestão de projetos, melhorar a colaboração em equipe e garantir uma produção de conteúdo mais eficaz.

1. O que é o Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros virtuais, que permite que você organize e gerencie tarefas. A plataforma utiliza um sistema de cartões, listas e quadros, o que a torna altamente visual e intuitiva. Isso é particularmente útil para jornalistas, pois fornece uma visão clara de projetos e das tarefas que precisam ser concluídas.

Criada em 2011 pela Fog Creek Software, foi comprada pela Atlassian em 2017. Por operar no modelo freemium, o mais legal é que existe a possibilidade de utilizar a plataforma gratuitamente e, caso haja necessidade de upgrade para funcionalidades pagas, pode ser feita uma transição de plano aos poucos.

2. Como começar a usar

Primeiramente, é importante entender o funcionamento da plataforma e os conceitos de organização mais úteis para a sua necessidade. O Trello tem como base quadros, listas e cards. Para cada projeto, você poderá criar um quadro, cadastrar listas e inserir cards de atividades para o controle mais adequado.

Vamos supor que você tenha um projeto de blog sobre Jornalismo Investigativo. Crie um quadro com o nome do projeto, cadastre listas de demandas simples (como A Fazer, Fazendo e Feito) e insira cards das atividades que serão realizadas inicialmente.

A partir disso, para cada atualização de demandas, arraste os cards para a lista correspondente ao status do momento. Assim, todo fluxo de trabalho estará disponível em uma visualização super amigável e com total controle.

À medida que seu projeto vá evoluindo, ganhando corpo e visibilidade, consequentemente tendo demandas mais complexas, você poderá cadastrar novas listas que se adequem aos novos objetivos.

3. Como organizar tarefas e atividades em listas e cards

Agora que você já entendeu o funcionamento da plataforma e criou a base da sua organização, é preciso adaptar as funcionalidades às suas necessidades e objetivos.

Vamos imaginar que você pretenda lançar um portal de notícias do seu bairro e, posteriormente, ampliar a cobertura para bairros vizinhos, de modo a explorar audiências nichadas e com alto potencial de aderência ao seu projeto.

Para começar a usar o Trello na gestão de projetos jornalísticos, o primeiro passo é criar um quadro para cada projeto ou área de cobertura. Por exemplo, você pode criar um quadro para cada bairro, outro para investigações aprofundadas, um outro para negociação de espaços publicitários e assim por diante. Cada quadro representa uma área de trabalho onde você pode adicionar cards com tarefas específicas.

Dentro de cada quadro, você pode criar listas que representam etapas do processo jornalístico, como pesquisa, entrevistas, redação, edição, revisão e publicação. Em seguida, você pode adicionar cards a cada lista para representar tarefas individuais, como “Entrevistar fonte X” ou “Editar artigo Y”.

Uma das vantagens do Trello é a capacidade de personalizar os cards com etiquetas utilizando cores específicas para uma identificação mais visual de determinadas tarefas, cadastrar datas de prazos, inserir anexos e especificações previstas. Essas opções permitem que você priorize tarefas, atribua responsabilidades e mantenha todas as informações relevantes em um só lugar.

4. Colaboração em equipe

O Jornalismo muitas vezes envolve trabalho em equipe, e o Trello facilita a colaboração. Você pode adicionar membros da equipe a quadros e cards específicos, permitindo que todos vejam o progresso e saibam quem está encarregado de cada tarefa. Além disso, o recurso de comentários facilita a comunicação e a discussão de detalhes importantes.

É muito comum que projetos nasçam de mães ou pais solo, como projetos individuais. E à medida que eles crescem, outros profissionais começam a colaborar, como novos redatores, designers, editores, revisores, programadores etc. Enquanto sua equipe for enxuta, você poderá continuar utilizando a versão free do Trello.

Mas podemos pensar além: se você tem freelas ou presta consultorias, o Trello também pode ser usado para aprovações com clientes, basta convidá-los para o respectivo quadro do projeto. Certamente, eles te verão com outros olhos. 😎

5. Power-Ups: Integrações e automatizações

O Trello oferece integração com outras ferramentas amplamente usadas no Jornalismo, como Google Drive (para armazenar documentos), Dropbox (para compartilhar arquivos) e Slack (para comunicação em equipe), por exemplo.

Uma das que eu mais gosto de utilizar de forma integrada ao Trello é o Toggl, uma plataforma de gestão de tempo muito útil para medir produtividade e organizar a duração de demandas. Quando você integra as duas ferramentas, em cada card de atividades no Trello você terá disponível um timer do Toggl.

Além disso, é possível criar automatizações com o Butler, tendo como base gatilhos específicos, economizando tempo e minimizando erros humanos. Você pode criar inúmeras regras, botões e comandos de acordo com as necessidades do seu projeto.

6. Acompanhamento e análise

O Trello fornece uma visão clara e muito organizada do andamento de cada demanda. Você pode acompanhar a evolução e status de todas tarefas e atividades do seu projeto, em um fluxo super amigável, definir prazos e identificar possíveis gargalos. Isso é crucial para manter a equipe alinhada com os objetivos e cumprir todas entregas previstas, sem nada cair no esquecimento.

7. Exemplos

Para ilustrar de maneira mais efetiva como os jornalistas podem usar o Trello, a seguir estão alguns exemplos práticos.

Cobertura Eleitoral:

• Crie um quadro para cobrir as eleições;
• Liste tarefas, como pesquisa de candidatos, entrevistas, análise de propostas etc.;
• Atribua as tarefas a repórteres e à equipe de pesquisa;
• Utilize etiquetas de cores para diferenciar candidatos ou áreas geográficas;
• Acompanhe o progresso da cobertura e publique atualizações conforme as eleições se aproximam.

Investigação Jornalística:

• Crie um quadro para a investigação;
• Divida as etapas em listas, como pesquisa, entrevistas, análise de documentos, redação, edição etc.;
• Atribua tarefas a repórteres e editores;
• Defina prazos para garantir que cada etapa seja concluída a tempo;
• Mantenha todos os documentos, fotos e vídeos relevantes anexados aos cards.

8. Dicas para uma melhor gestão de projetos

• Estabeleça padrões: crie modelos de quadros e cards para projetos comuns, economizando tempo na configuração;
• Mantenha os quadros atualizados: à medida que os projetos avançam, mova os cards pelas listas de status para refletir o progresso de cada demanda e atividade;
• Use as integrações e automatizações: o Trello oferece uma variedade de Power-Ups que adicionam funcionalidades extras, como gráficos de Gantt e integrações com outras ferramentas.

9. Links Úteis

Trello
Integração do Toggl com o Trello
Automatização do Trello com o Butler

10. Conclusão

O Trello é uma ferramenta versátil, que pode aprimorar significativamente a gestão de projetos para jornalistas. Com o uso da plataforma, sua capacidade de visualizar e organizar tarefas, colaborar com a equipe e personalizar projetos vai evoluir e você se tornará um profissional ainda mais completo!

Incorporando o Trello em seu fluxo de trabalho, você pode otimizar a produtividade, cumprir prazos e produzir conteúdos de alta qualidade, o que é o mais importante no fim das contas. 🙏🏻

Por enquanto, é isso! Espero que você tenha gostado do artigo! Se gostou, utilize os botões de compartilhamento nas redes sociais para indicar aos seus contatos e amigos!

E aí, você já conhecia o Trello e todas essas funcionalidades? Adoraria saber sua opinião sobre elas e, caso já tenha experiência no seu dia a dia de estudo e trabalho, seu relato seria muito importante de ser compartilhado. Fique à vontade para usar o espaço de comentários, logo abaixo.

Caso tenha alguma dúvida, não deixe de entrar em contato. Um abraço e até a próxima! 😉

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